Stammdaten-Qualität – kein notwendiges Übel!

Ein Beitrag von Walter Wilmking (MT Management Team)

Was verstehen wir unter Stammdaten? Das sind wichtige Grunddaten eines Betriebs, die erstmals unverändert und nur periodisch aktualisiert werden: z.B. Kunden-, Artikel-, Lieferanten-, Personal-, Maschinen-, Entwicklungs-, Logistik-, Produktions-Stammdaten; Rezepturen / Stücklisten, Wartungs-, Arbeitspläne, Qualitätsdaten, usw. Von den Stammdaten sind die Bewegungsdaten zu unterscheiden.

Dumm gelaufen! Das aktuelle Beispiel zeigt deutlich die Relevanz des Themas auf: Ein japanischer Kunde benötigt einen Kundendienst mit Ersatzteil. Die Reise des Service-Technikers (ST) wurde so geplant, dass das Ersatzteil per Luftfracht am Ankunftsort abholbereit war. Der ST am Zielort wollte das Ersatzteil einbauen, aber das Ersatzteil war noch im Zolllager und wurde nicht freigegeben, da die Warentarifnummer FALSCH war. Der ST flog unverrichteter Dinge zurück, der Service-Einsatz musste aufwändig wiederholt werden. Der Kunde war nicht zufrieden! Der ST auch nicht! Kleiner Fehler mit großer Wirkung.

Folgende typische Symptome bzw. Auswirkungen von unzureichender Datenqualität begegnen uns immer wieder in Projekten:

• Unzufriedene Kunden wegen verspäteter oder unvollständiger Lieferungen, falsche Lieferadresse oder falsche Preisstellung
• Schlechter Kundenservice aufgrund von verspäteten oder wirkungslosen Service-Einsätzen wegen fehlenden oder falschen Ersatzteilen, die beim Kunden zu Produktionsausfall führen
• Kritische Materialverfügbarkeit aufgrund von Datenfehler in der Disposition und Berechnungen im ERP oder Fehler in der Kennzeichnung bei Artikeländerungen
• Verzögerungen bei Produkt-Neueinführung wegen fehlerhafter Stücklisten, fehlerhafte Überleitung von Entwicklung (Prototypenbau) in die Fertigung oder Datenfehler in der Beschaffung
• Unvollständige Lieferanten- und Artikeldaten aufgrund von Datenfehler bei den Lieferzeiten bzw. Wiederbeschaffungszeiten
• Unzureichende Prozess-Transparenz und -Effizienz wegen Datenfehler in den Arbeitsplänen
• Falsche Preis- und Kosten-Kalkulation führen zu falschen Berichten und falschen Entscheidungen

Was sind die möglichen Ursachen? Unklare Verantwortlichkeiten und Schnittstellen zwischen u.a. Entwicklung / Vertrieb / Produktion / Einkauf; historische gewachsene Artikel-Hierarchien; Unzureichende Mitarbeiter-Ressourcen; fehlende Informationen bei Produktänderungen/-einführungen; mangelndes Verständnis für Prozess- und Datenqualität und -pflege Sowie fehlende Prüfroutinen. Ganz häufig sind es aber auch nur verschiedene Datenquellen und -systeme oder schlichtweg unzureichendes ERP-Anwenderwissen.

Typische Ziele für eine „Strategie Stammdaten-Management“ sind Compliance (externe Gesetze, Verordnungen, Standards, Normen) und unternehmensinterne Governance-Anforderungen einhalten und Risiken begrenzen, Datentransparenz und -harmonisierung sowie durchgängige Datenstrukturen und -hierarchien schaffen, Prozess-Sicherheit, -Effizienz, -Flexibilität und -Wirksamkeit erhöhen, um damit letztendlich auch die Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten zu verbessern. Im Endeffekt sollen bessere (weil sicherere) und schnellere Entscheidungen getroffen werden. Dementsprechend sind folgende Qualitäts-Anforderungen an ein gutes Stammdaten-Management zu stellen: Daten-Präzision, -Vollständigkeit, -Transparenz, -Klarheit/Hierarchie-Logik, Aktualität und -Konsistenz sowie Informationsgehalt und Eindeutigkeit / keine Redundanz.

Je nach Umfang, Komplexität, Wichtigkeit und Dringlichkeit ist ein „Stammdaten-Management“ eine wichtige Aufgabe, die von der Unternehmensführung hinterfragt, gesteuert und überwacht werden sollte. Die IT-Architektur und Strategie müssen darauf ausgerichtet sein. Die Umsetzung sollte als Projekt definiert und erfolgreich abgeschlossen werden. Ein erfahrener und kompetenter Verantwortlicher sollte die Aufgabe übernehmen. Ganz einfach: Datenqualität zahlt sich aus!